3つのひきだしがあなたを救う?ラクに働くための仕事管理術

      2017/08/22

あなたは日々、業務に追われてませんか?

もしそうなら仕事の管理方法を見直すといいかもしれませんよ。

今回はラクに働くことができない人にオススメする、3段のひきだしを使った仕事の管理術を紹介します!

 

本日の動画です。

 

 

目標設定のひきだし

 

ひとつめのひきだしは、1日の業務を入れるところ。

ココに入れたものしか手をつけません。

新しく増えた業務も、キホンその日は無視ですね。

 

一日単位でノルマをきめることにより、取りくんでいる業務に集中するという目的があります。

わたしの場合は帰るまえに、つぎの日におこなう業務をこのひきだしに入れておくようにしています。

 

入れるときのポイントは、やり終える見込みのある量にすること。

自分のキャパを超えた業務量を設定してしまうと、すぐに焦りが生まれて仕事のクオリティーが落ちますからね。

やりなおしになって、けっきょく二度手間とか最悪ですよ。

 

なにより目標を達成した一日と、達成できなかった一日ではストレスに大きな差があります。

というかプラスとマイナス・・・

180度ちがいますよね。

結果的にはおなじ業務量をこなすならば、とりあえずノルマは超えたという状態で帰るほうがイイ。

納期がせまることよりも、過度なストレスによるパフォーマンス低下のほうが怖いというわけです。



状況判断のひきだし

 

ふたつめのひきだしは、自分が抱えている業務をまとめるところ。

いますぐには手をつけない業務を入れておきます。

ただただ詰めこまれているのではなく、きちんと業務が整理されていることが重要。

ひきだしを開ければ、一瞬で自分の業務状況がわかるようにします。

 

例えばわたしは、業務ファイルを納期順にならべています。

また、それらのファイルに付箋を貼ってそこに納期と見積もり工数をかく。

みただけでいまの業務状況がざっくりとわかるので、日々の業務設定がしやすいです。

 

ひとつめの「目標設定のひきだし」をさばいたら、つぎに「状況判断のひきだし」から業務をとりだす。

定時までの時間にあわせた業務をえらぶことで、残業の発生をできるだけなくします。

仮にもしここでの選択をまちがえて残業になっても、ノルマを達成しているので心の余裕がぜんぜん違います。

 

「予定より遅れてる!ヤバい!」ではなく、

「ちょっと余裕もってやっておこう」

という状態。

攻めの残業ですよね。

 

帰ろうとおもえば帰れるという、みずからに選択権をあたえるわけです。

そうすることでストレスを最小限にとどめ、日々の仕事をラクに乗りきることができます。




現実逃避のひきだし

 

みっつめのひきだしは、その日に受け取った業務を一時的に入れるところ。

あたらしく発生した業務は、ふたつめの「状況判断のひきだし」に送るまえにココを経由させます。

ただの一時置き場です。

 

こうすることで業務がしっかりと整理され、「状況判断のひきだし」が乱れません。

わたしは一日の終わりに、この中の業務を移動させます。

整理しながらうつすことで業務内容の理解や、長期的なスケジュール設定を冷静な状態でおこなうことができます。

 

また受け取ったら”とりあえず”ココにいれるということを習慣化することで、おこなっている業務への集中力を保つ効果もあります。

勢いよくこのひきだしに入れることで、ちょっとしたストレス発散にもなりますしw

業務を受け取った瞬間って、どうしてもストレスが発生するじゃないですか。

そうとう好きな仕事でもないかぎり、これは仕方がないコト。

「好きになるように努力する」みたいなワケのわからない精神論を述べるよりも、しくみをつくって上手く向き合うべきです。

 

その場で内容を詳しくみたりしちゃうと集中力がとぎれるだけでなく、冷静ではない状態で優先順位をつけてしまいます。

最悪、いまやってることを中断してあたらしい業務に手をつけてしまうことなんてことも。

こうなってしまうと予定はムチャクチャになり、ゴールが見えなくなった結果ストレス増大。

 

いかに自分の環境と冷静さを維持したまま、あたらしい業務を受けとるか

ということが、ラクにはたらくためのポイントですね。

 

参考文献

 

今回参考にした書籍です。

これを読んでからは「なんとかなるやろ精神」で仕事をするように。

楽観的にものごとをとらえるということが、仕事以外のところにも活きてきました。

小手先の仕事術から、最終的には人間までも変えてしまう本です。

ぜひ読んでみてください。

 

まとめ

ストレスの要因は多数アリ、うまく切り抜けろ!

 

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